سیستم اطلاعاتی کیفیت (Quality information system)

سیستم اطلاعاتی کیفیت (Quality information system)

دوشنبه ۲۹ خرداد ۱۳۸۵

سیستم اطلاعاتی کیفیت از جمله موضوعاتی است که تعداد مقالات نوشته شده با این عنوان بسیار  نادر می‌باشد و حتی در اینترنت و مجلات لاتین نیز کمتر منبعی با این عنوان دیده می‌شود. واقعیت این است که علی‌رغم نام کیفیت در این عنوان،معنای کیفیت بسیار جامع‌تر از مواردی است که در سیستم‌های کنترل  و تضمین کیفیت با آنها روبه‌رو می‌شویم.

سیستم اطلاعاتی کیفیت(QIS): سیستم اطلاعاتی کیفیت، یک سیستم هوشمند متکی بر علوم آماری است که مزیت شناسایی فرصت‌های پیشرفت در سازمان، شناسایی مشکلات ریشه‌ای، ایجاد عملیات اصلاحی مؤثر و جلوگیری از رخداد مشکلات بالقوه  را برای سازمان به ارمغان می‌آورد.

در حقیقت،QIS یک سیستم مدیریت اطلاعات مختلف با سطح عملکردی بالا در کلیه حوزه‌های تجارت می‌باشد که با استفاده از منابع مختلف موجود در سازمان، نمایی منحصر بفرد از وضعیت پردازش‌ها، محصولات، کیفیت و محیط ارائه می دهد .

به عبارتی دیگر، درست مثل سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت ، QIS یک سیستم کامپیوتری است که قابلیت ذخیره‌سازی و پردازش مقادیر بالای اطلاعات و بهره‌برداری از آنها را بر عهده دارد. یک سیستم اطلاعات مدیریت، اطلاعات مربوط به فروش، پیش‌بینی فروش، سفارش‌های خرید، طرح‌های تولیدی، اطلاعات موجودی و غیره را شامل می‌شود. بر اساس اطلاعات MIS، گزارش‌های مفیدی در زمینه تأمین نیازمندی‌های اطلاعاتی مدیریت (تخمین‌های مالی و تصمیم‌گیری‌های مؤثر و به موقع)، توسط QIS تهیه می‌شود. منتها نکته ویژه‌ای که در QIS  مطرح می‌شود، این است که برخلاف سیستم اطلاعاتی مدیریت، یک سیستم اطلاعاتی کیفیت، بر مدار داده‌های مرتبط با کیفیت استوار است. مفهوم کیفیت در اینجا به معنای تمامیت آن نکاتی است که برای یک مدیر ارشد، میانی و یا عملیاتی اهمیت دارد. تمام آنچه برای یک مدیر اهمیت دارد و تمام معیارهایی که مدیر بر مبنای آنها، به اداره سیستم تحت حیطه خود و تصمیم‌گیری در موارد خاص می‌پردازد،عملاً توسطQIS  مشخص می‌شود (حتی اگر به ظاهر QIS ای موجود نباشد، درست مثل ایزو که پیش از ظهور آن، تا حدودی از نظر مفهومی و اجرایی توسط بعضی سازمان‌ها رعایت می شد). فرض بگیرید مدیر سازمانی هستید و قسمتی از کنترل‌های آماری خود را به بخش خاصی مثل حسابداری واگذار کرده‌اید و آنها مسؤول گزارش دادن در بازه‌های زمانی خاص به شما می‌باشند. همین طور واحد دیگری مثل فروش، تولید و غیره مسؤول گزارش‌دهی به شما در موارد مورد نظر هستند. هر یک از این گزارش‌ها به عنوان یکی از اجزای سیستم QIS  شما محسوب می‌شوند. با این تعاریف می‌توان در یک کلام QIS  را چنین تعریف کرد :   QIS=MIS+TQM       

وظایف کلیدی QIS چیست؟

1ـ جمع‌آوری و ذخیره‌سازی اطلاعات از انواع منابع عملیاتی سازمان؛

2ـ تعریف مشکلات کلیدی و عملیات اصلاح‌کننده عیوب (یادگیری از مشکلات گذشته و کمک به تولید راه‌حل‌های جلوگیری‌کننده از مشکلات بالقوه).

3ـ پشتیبانی از فعالیت‌های مدیریت کیفیت، مانند بهبود مستمر.

مزیت سیستم اطلاعاتی کیفیت : QIS از آنجا که سیستم QIS، در یاری رساندن به سازمان‌های کوچک، متبحر است، تأمین‌گر راه‌حل‌های تخصصی متناسب با بودجه و ساختارIT سازمان می‌باشد.

بر مبنای تجارب گسترده انجام شده در تضمین کیفیت، سیستم‌های مختلفی طراحی شده‌اند که ویژگی مشخص آنها «root-cause-driven»  می‌باشد.

کلیه داده‌هایی که سیستم جمع‌آوری می‌کند و یا گزارش‌هایی که ارائه می‌دهد، نه تنها اطلاعات مربوط به وضعیت سازمان را نمایش می‌دهد، بلکه نمایانگر روندی برای بهبود مستمر محصولات، خدمات و پردازش‌های عملکردی می‌باشد. 

سیستم QIS  قادر خواهد بود که موارد زیر را تأمین نماید:

1ـ تعریف کیفیت عملکرد جاری

2ـ تعریف فرصت‌های عمده بهبود

3ـ شناسایی مشکلات ریشه‌ای

قدرت منحصر به فرد QIS ، توانایی این سیستم در موارد زیر است:

1ـ بررسی اطلاعات گذشته

2ـ بهبود مستمر

3ـ پیشگویی عملکرد آینده

4ـ تهیه گزارش (آنچه از گذشته آموخته‌ایم)، به منظور جلوگیری از وقوع مشکلات محتمل

Qis  تسهیلات مختلفی را برای دریافت اطلاعات هم از طریق keyboard   و هم سایر گزینه‌ها مثل،scanner  های online، سیستم‌های کنترل فرایند و سیستم‌های تولید، ارائه می‌دهد.

توانایی‌های آماری QIS، داده‌ها را به فرم‌های گوناگونی که واقعیت‌هایی را برای تصمیم‌گیری در کلیه سطوح فراهم می‌سازد، تبدیل می‌کند.

ابزارهای QIS شامل مجموعه‌ای از چارت‌های کنترل فرایند آماری (مبتنی بر spc)، به همراه آلارم‌های کنترل فرایندspc، آنالیز کوتاه‌مدت نتایج مطابقت‌ها و عدم تطابقات محصول، آنالیز میان‌مدت محصول و فرایند، آنالیز بلندمدت ثبات فرایند،کاهش تغییرات و بهبود فرایند است. البته همه گزارش‌های فوق جهت تضمین فهم سریع و کامل نتایج سیستم موجود، به صورت کاملاً گرافیکی و نیزon_line   می‌باشند.

QIS  های موجود : در حال حاضر دو نوع کاربرد (Application) نرم‌افزاری تضمین کیفیت در بازار وجود دارد:

1ـ نرم‌افزارهای نوعیMRPII  ، مانند BPCS یا  PeopleSoft؛

2ـ نرم‌افزارهای آماری (SPC، کنترل فرایند آماری)، مانند MINITAB؛

متأسفانه این کاربردهای نرم‌افزاری، به عنوان یک سیستم اطلاعاتی کیفیت، عملکرد مشخصی ندارند.

نرم افزار MRPII که نیازمندی‌هایMRP  را برآورده کرده و از نقطه نظر کیفیت، تنها مقادیر غیر مورد انتظار سیستم  را نمایان می‌سازد، بسیاری از جوانب سیستم عملیاتی و پردازش‌ها را مورد توجه قرار نمی‌دهد. یک اشکال بسیار مهم این نوع نرم‌افزارها این است که بسیاری از جوانب کیفی  سیستم را در نظر نمی‌گیرد و تنها به بررسی و گزارش‌دهی در مورد وضعیت کنونی سیستم، بدون ارائه راه‌حل می‌پردازد.

در یک کلام این نوع نرم‌افزارها به اندازه کافی که هم وضعیت را نمایش دهند و هم راه‌حل ارائه دهند، هوشمند نیستند.

به همان صورت نرم‌افزارspc  نیز تنها بر محاسبات آماری توجه دارد.

این نرم‌افزار در حقیقت یک سیستم اطلاعاتی نیست و درست مثلMRPII  قابلیت تعریف و طراحی فرصت‌های بهبود را (با توجه به مشکلات گذشته سیستم) ندارد

طراحی QIS : آنچه ما در طراحیQIS  مد نظر داریم، در حقیقت طراحی یک سیستم اطلاعاتی است که وضعیت سیستم را از نظر کیفیت به طور یکپارچه و به صورت به‌روز، به مدیر و تحلیلگران سیستم نشان دهد.

طراحی QIS  را مثل تمام سیستم‌های اطلاعاتی، از چند منظر می‌توان انجام داد:

می‌توان مثل سایر سیستم‌های اطلاعاتی که 5 زیر‌سیستم (سیستم اطلاعات حسابداری، سیستم اطلاعات مدیریت، سیستم پشتیبانی تصمیم‌گیری، سیستم اتوماسیون اداری، سیستم هوشمند ) را جزء ذاتی سیستم‌های اطلاعاتی می‌دانند،طراحی QIS  را نیز بر مبنای همین نگرش قرار داد. هر چند شکی نیست که رعایت این دید در تمامی سیستم‌های اطلاعاتی ضروری است، اما آنچه در طراحی، مهم‌ترین گام را تشکیل می‌دهد، تعیین یک مدل کلی برای QIS هاست. مراحل طراحی سیستم اطلاعاتی کیفیت عبارتند از:

فاز 1) امکان‌سنجی (که حتی شامل DFD جزیی نیز می‌شود)

مرحله 0: امکان‌سنجی

آمادگی برای مرحله امکان‌سنجی: تعیین چهارچوب پروژه

تعریف مسأله: در آن مقایسه‌ای بین نیازمندی‌ها و وضعیت موجود به عمل می‌آید

انتخاب گزینه‌های امکان‌سنجی                                   

ارائه گزارش امکان‌سنجی

فاز 2) تحلیل نیازها: این فاز نیازمندی‌هایی را که سیستم جدید باید جوابگوی آنها باشد (مسیر بقیه پروژه) مشخص می‌کند

مرحله 1: بررسی محیط فعلی (همان فعالیت‌های امکان‌سنجی منتها با شرح جزییات بیشتر)

پی‌‌ریزی چهارچوب تحلیل

بررسی و تعریف نیازها (نیازمندی‌های سیستم جدید)

بررسی فرایندهای موجود

بررسی داده‌های موجود

ترسیم تصویر منطقی خدمات موجود

ارائه نتایج بررسی

مرحله 2: گزینه‌یابی سیستم کاری (BSO(BUSINESS SYSTEM OPTIONS)ـ در مرحله قبل، نیازمندی‌ها عنوان می‌شوند و در این مرحله، فهرستی از گزینه‌هایی که قابل اجرا هستند و قابل برآورده‌سازی نیازهای کاربران ارائه می‌شود.

تعریف گزینه‌های سیستم کاری (برآورد هزینه، برنامه زمانبندی، محدودیت‌های فنی، سازمان فیزیکی، آموزش نیازمندی‌ها، منافع و تأثیرات بر روی سازمان)

انتخاب گزینه‌های سیستم کاری

تعریف نیازها

فاز 3 ) تعیین مشخصات نیازمندی‌ها(تعریف کامل نیازمندی‌ها)

مرحله 3: تعریف نیازمندی‌ها (نقطه عطف نیازمندی‌ها)

تعریف سیستم پردازش مورد نیاز

توسعه مدل داده مورد نیاز

استخراج کارکردهای سیستم

بهکرد مدل داده مورد نیاز

تهیه نمونه‌های مشخصات

توسعه مشخصات پردازش

تأیید اهداف سیستم

ارائه مشخصات نیازمندی‌ها

فاز 4) مشخصات سیستم منطقی

مرحله 4: گزینه‌های فنی سیستم (به همراه مرحله بعد به صورت موازی انجام می‌شود)

تعریف گزینه‌های فنی (محیطی که سیستم در آن کار خواهد کرد. پیکره‌بندی سخت‌افزاری  و نرم‌افزاری، راهبردهای توسعه، روابط درون‌سازمانی، کارکرد سیستم)

انتخاب گزینه‌های فنی

تعریف فاز طراحی فیزیکی

مرحله 5: طراحی منطقی (که به مدل طراحی پایگاه داده تبدیل خواهد شد)

تعریف محاوره‌های کاربر

تعریف پردازش‌های بهنگام‌سازی

ارائه طراحی منطقی سیستم جدید

فاز 5) طراحی فیزیکی

مرحله 6: طراحی فیزیکی

آمادگی برای طراحی فیزیکی

ارائه طراحی فیزیکی داده

ارائه نقشه کارکرد اجزای سیستم

بهینه کردن طراحی فیزیکی داده

تکمیل مشخصات کارکردی

منسجم کردن واسط پردازش داده

ارائه طراحی فیزیکی

ارائه مدلی برای QIS

بر مبنای مطالب فوق، دانستید که عملاً سیستم QIS‌  یک سیستم نرم‌افزاری است که به صورت یک بسته نرم‌افزاری (Package) توسط شرکت‌ها خریده می‌شود. بنابراین هر سیستمی بر مبنای یک نگاه خاص طراحی و اجرا شده است.

اما آیا سیستمQIS  شرکتA  نیازمندی‌های سازمان شما را برآورده خواهد ساخت؟ چطور می‌توان فهمید که این سیستم مورد نظر شماست؟ اگر تصمیم  بر طراحی یک QIS خاص برای سازمان داشته باشید، بر چه اساسی باید فازهای طراحی سیستم را طی کنید؟ اینجاست که وجود مدلی جامع برای کلیه QIS ها ضروری است.

بر مبنای تحقیقات انجام شده، کلیه نیازمندی‌های QIS را می‌توان در قالب 7 زیر‌سیستم  قرار داد که عبارتند از:

1-SPC.NET(Statistical process control.net)

2-DCS(Document control system)

3-GMS(Gauge management system)

4-PCMS(production condition monitoring management system)

5-TMS(Training management system)

6-SMIS(Supplier management information system)

7-COQS(Cost of quality system) 

تهیه کننده : شهلا قبادی.کارشناس مهندسی صنایع

ویرایش کننده : حسین طیّّبا